Coronamaatregelen zoals social distancing en bubbelgroottes zorgen ervoor dat heel wat publieke ruimtes niet volledig bezet kunnen worden. Het is bovendien vaak moeilijk om zelf in te schatten hoe je een zaal het best correct opstelt voor een bepaald aantal aanwezigen. Flanders Make ontwikkelde daarom de gratis online tool ‘OptiSeats’ waarmee je de zitruimte in eender welke binnen- of buitenruimte optimaal kan inrichten, rekening houdend met de huidige coronamaatregelen. Deze website biedt een digitale houvast voor de horeca- en evenementensector maar ook scholen, ziekenhuizen en bedrijven kunnen de tool inzetten om te berekenen hoe ze hun refters, wachtzalen of vergaderruimtes best inrichten.
We baseerden ons voor de ontwikkeling van deze nieuwe tool op technologie die we al met succes gebruiken in industriële toepassingen. We gebruiken namelijk dezelfde algoritmes die we reeds ontwikkelden voor het plaatsen van componenten in machines. Door slimme aanpassingen kunnen we deze algoritmes nu ook inzetten voor het optimaal plaatsen van stoelen, tafels en objecten in een ruimte. Flanders Make biedt dit eenvoudige programma gratis aan om alle sectoren te ondersteunen in deze moeilijke periode en zette bij de ontwikkeling vooral in op functionaliteit. Zo is de tool erg flexibel en kan men eenvoudig de indeling van een ruimte snel aanpassen aan de laatste regels.
Het initiatief maakt deel uit van een project van het Vlaamse Agentschap Innoveren en Ondernemen (Vlaio) om de expertise van onze onderzoeksinstellingen in te zetten tegen brede maatschappelijke uitdagingen als gevolg van de coronacrisis. Flanders Make neemt hierbij het voortouw en deze technologie past in ontwikkelingen die bijdragen aan de bestrijding van de Covid-19 pandemie. Met OptiSeats helpen we bedrijven en organisaties die niet over de tijd, budgetten en technische kennis beschikken om andere, meer complexe digitale oplossingen te gebruiken voor het bewaren van de social distancing in hun ruimtes. Onze tool is daarom laagdrempelig in gebruik, met een simpele bediening en veel visuele elementen.
Ook Vlaams minister van Economie en Innovatie Hilde Crevits is enthousiast: “Innovatie is essentieel om ons te helpen terug te keren naar het gewone leven. Dat hebben de apparaten om afstand te helpen bewaren op de werkvloer ondertussen ook al bewezen. ‘Optiseats’ is nu opnieuw een voorbeeld van een knap staaltje innovatie van Flanders Make en een heel concrete tool om bijvoorbeeld de horeca en de evenementensector maar ook de scholen te helpen bij hun volledige heropstart. Ook de komende maanden zullen we volop blijven inzetten op innovatie om de draad van ons leven opnieuw veilig op te pikken.”
OptiSeats hanteert 4 grote blokken die je toelaten je ruimt te definiëren en optimaal in te delen: afmetingen van de ruimte, mogelijke obstakels, tafeltypes/stoelenrijen en groepsreservaties. Je kan je bovendien ook registreren zodat je ruimtes op kan slaan om er later aan verder te werken. We bespreken hieronder alle functionaliteiten van de tool en gaan dieper in op alle mogelijkheden. Je kan ook een video van een online sessie herbekijken.
De parameters om de ruimte in te delen bevinden zich in het linker paneel. Het voorbeeld van de ruimte zie je rechts. Deze is opgedeeld in blokjes van 1 m². Zo kan je gemakkelijk je ruimte inschatten.
Onder ‘Ruimte’ kan je de basisgegevens en afmetingen ingeven. We hebben enkele standaardruimtes gedefinieerd zoals wachtzaal, eetruimte, leslokaal en theateropstelling, elk met hun eigen standaardopstelling. Bovendien kan je hier ook een kijkrichting meegeven, wat vooral handig is bij het configureren van een leslokaal of theateropstelling.
Vervolgens zal je je ‘obstakels’ kunnen ingeven zoals in-en uitgang, de bar, pilaren, muren, etc. Je kan obstakels wijzigen of verwijderen en extra obstakels of verboden zones toevoegen, denk bijvoorbeeld aan planten, nissen, gangpaden, etc. Obstakels worden rood weer gegeven en kan je makkelijk verplaatsen door ze te verslepen met je muis.
De ruimte is standaard vormgegeven als een rechthoek. Indien jouw ruimte schuine zijdes heeft, kan je dit ingeven door een aantal kleinere blokjes aan te maken en deze (bij benadering) zo te plaatsen dat ze een schuine muur vormen.
Vervolgens ga je verder met het ingeven van tafeltypes en stoelen. De tool biedt 2 tafeltypes aan: rechthoekig en rond. Na je selectie kan je vervolgens de afmetingen ingeven en het aantal stoelen per zijde aanduiden. Je kan hier ook stoelenrijen ingeven, om bijvoorbeeld een wachtruimte of theateropstelling op te maken.
De reservatie-optie laat toe om bepaalde tafels zeker te voorzien. Bijvoorbeeld: “ik wil zeker 6 tafels voor 2 personen hebben en 2 tafels voor 5 personen”. Dit is een handige functionaliteit voor de horeca. Hou er wel rekening mee dat de tool zich niet automatisch aanpast aan eventuele nieuwe maatregelen. Momenteel wordt er rekening gehouden met een afstand van anderhalve meter tussen iedere tafel. Je kan de geldende maatregelen terugvinden via ‘maatregelen’ rechts bovenaan het scherm.
Wanneer je de ruimte, tafels en stoelen gedefinieerd hebt, kan je de optimale zitpositie berekenen via de knop ‘Bereken plaatsing’ onderaan. Je hebt hierbij 3 keuzes: snel (+/- 15 seconden), efficiënt (+/- 1 minuut) en uitgebreid (+/- 3 minuten). Door de tool meer rekentijd te geven zal het resultaat beter worden. Je kan het resultaat ook als PDF downloaden, waardoor je het gemakkelijk kan delen met anderen.
Ga zelf aan de slag met Optiseats en ontdek hoe je jouw ruimtes optimaal kan indelen. Indien je vragen hebt of meer informatie wenst, kan je ons altijd contacteren.
We voorzien ook korte online sessies om geïnteresseerden kennis te laten maken met OptiSeats. Wil je een voorbeeld sessie voor je collega’s organiseren? Contacteer ons en dan bekijken we samen de mogelijkheden.
Flanders Make is een initiatief gesteund door de Vlaamse Overheid, het Limburg Fonds en het EFRO.
